Como Planear o Dia

Sempre tive dificuldade em planear o dia, pelo menos de uma forma produtiva.

Temos um limite de coisas que conseguimos fazer nas 24 horas do dia e não devemos deixar essa escolha ao acaso.

Se queres acompanhar devidamente os teus negócios online, ou desenvolvê-los até eles estarem operacionais, tens que garantir que consegues fazer o máximo de trabalho no menor tempo possível.

Levei anos até perceber que precisava de planear os meus dias antecipadamente para que não fossem desperdiçados.

A certa altura cruzei-me com o conceito das MITs (Most Important Tasks) e resolvi usá-las no meu dia-a-dia.

Adaptei o nome para Missões Essenciais (MEs), e diferencio-as das restantes tarefas “normais”.

Mas o que são Afinal as MEs?

As MEs são aquelas tarefas realmente importantes.

Aquelas que assim que concluídas fazem toda a diferença no teu progresso em relação aos teus objectivos.

Mas não fazem todas diferença, por mais insignificantes que pareçam?

Sim e…. não. Qualquer tarefa relacionada com os teus objectivos que seja concluída, é óptimo!

Mas uma ME é algo que realmente dá um impulso significativo ao teu negócio ou que te coloca mais perto de ter um.

É uma daquelas coisas que mesmo que seja a única tarefa que faças nesse dia, podes considerar que progrediste.

Mas não é suficiente escreveres a ME.

A ME tens que ser devidamente planeada para que possa ser completada a tempo e sem desperdício de esforço mental.

Então como faço?

Para uma correcta e eficiente ME, deves:

  • escrevê-la no teu plano
  • especificar a hora, local e recursos necessários para a completares
  • seguir esse plano para a riscares da tua lista.

O Plano

Para uma melhor gestão das MEs, é essencial um plano.

Eu uso o Controlador de Tarefas.

O Controlador de Tarefas é um plano geral dos teus dias para tudo o que diga respeito aos teus negócios.

É onde colocas as tuas MEs, os teus objectivos e sonhos, e é como podes ganhar controlo sobre a tua vida.

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Clica para fazeres o download!

Eu acredito que seguir as tuas MEs e o Controlador de Tarefas diariamente é uma boa estratégia para aumentar a tua produtividade e manter-te no caminho dos teus objectivos.

No meu caso foi e continua a ser essencial para me manter focado nos meus projectos de negócio.

Mas qual a melhor forma de o conseguir?

Como deves agendar as tuas tarefas?

Como definir a ordem de importância?

É certo que nem todas as tarefas são iguais nem requerem o mesmo tempo para serem executadas, então como é que podemos planear o nossos dias da forma mais eficiente?

Como Planear os Teus Dias para Obter a Máxima Produtividade

 1 – Planear o Controlador de Tarefas

Parafraseando Benjamin Franklin, “aquele que falha no plano, planeia para falhar”.

Para quê sobrecarregares-te emocionalmente ao criares frustração e stress quando podes tirar 5 minutos para planeares a forma como pretendes percorrer o teu dia de amanhã?

Quando fazes o plano, sabes que tarefas são importantes e consegues perceber os teus níveis de produtividade a cada dia.

Cada dia necessita de ser planeado de forma diferente, dependendo do tipo de trabalho que necessitas de fazer e da quantidade de tarefas que tenhas.

Assim que tenhas o plano ou esboço do teu dia – o teu Controlador de Tarefas preenchido com as tuas MEs – serás capaz de executar os teus planos sem qualquer perda de tempo.

Não terás necessidade de pensar ou decidir que tarefa executar de seguida, bastará seguir o plano.

Vai também poupar-te imenso tempo a longo prazo, por isso planeia o teu dia usando a combinação de MEs e o Controlador de Tarefas.

 2 – Prepara as tuas MEs

Precisas de escrever a lista de tarefas que tens de terminar até ao final do dia.

Criar uma lista de afazeres não é apenas escrever as tarefas, é mais do que isso.

É ordenar essas tarefas por ordem de importância e prepará-las com a máxima exactidão possível:

– Quando é que as vou fazer?

– Como é que as vou fazer?

– Onde é que as vou fazer?

– Que recursos vou usar?

Quanto mais exacto for esse planeamento, melhor, mas não precisas de ser exaustivo.

Por exemplo, no meu caso, escrever artigos é algo que faz quase sempre parte das minhas MEs, e o meu planeamento é algo assim:

– ME: Escrever 500 palavras

– Quando: Às 22h00 (comigo, o trabalho “criativo” flui melhor à noite)

– Onde/como: Na sala de estar, sozinho.

– Recursos: Portátil, caderno de notas, caneca de café (quase tão importante como o portátil!)

Fazendo isto, basta seguires o teu plano e as coisas vão naturalmente sucedendo-se.

Verás que à medida que o dia vai passando vais-te sentido realizado, pois vais olhar para o quadro e ver cada vez menos post-its com tarefas.

Pessoalmente prefiro arrancar os post-its das tarefas do quadro assim que as completo.

Esta forma dá-me uma maior sensação de progresso, mas também podes simplesmente riscar a tarefa concluída e ter uma melhor noção do que já fizeste nesse dia.

 3 – Controlar o Teu Tempo

O planeamento ajuda-te a controlar o tempo que despendes em cada trabalho.

Dessa forma poderás definir um prazo específico para completares cada tarefa e comprometeres-te a terminar dentro desse período.

Sabendo que estás a competir contra o tempo, irás naturalmente abstrair-te de todas as distracções e focares-te no trabalho que tens em mãos.

Já sabes, define sempre um tempo-limite para cada ME.

 4 – O Teu Contributo

Apesar deste ponto depender da área em que trabalhas, pode ser aplicado a quase todo o tipo de actividades.

É fulcral que consigas descobrir qual é o período do dia em que estás na tua melhor forma.

Que alturas tens mais disposição para realizar determinada tarefa?

Por exemplo, no meu caso, como já referi, escrevo melhor à noite.

Acho que é por ter a mente já liberta de todas as coisas que tinha para fazer nesse dia, por isso posso concentrar-me unicamente em escrever.

É nessa altura quee tudo me sai com maior fluidez, motivado também por um ambiente mais sossegado do que geralmente acontece durante o dia.

Por outro lado, qualquer trabalho mais físico prefiro fazer durante as manhãs.

Se trabalhasse em carpintaria ou escultura, por exemplo, iria muito provavelmente preferir fazê-lo durante as manhãs.

Descobre a altura do dia em que consegues mais facilmente entrar na zone e reserva para essas alturas cada tipo de tarefa.

Vais ver que desse modo consegues fazer mais e melhor em menos tempo.

 5 – Distracções

Da mesma forma que criar um plano de tarefas é importante, reservar espaços para as distracções também é!

Como assim, espreitar o Facebook também é uma tarefa!?

Exactamente! (Ieeyyyy!)

Ao definirmos períodos específicos para as nossas distracções, estamos a limitar o tempo “perdido”.

São muito poucas as pessoas que conseguem estar focadas durante o dia inteiro no trabalho.

Eu consigo estar umas 3 horas seguidas a trabalhar em algo, mas depois preciso de 10 ou 15 minutos de “desatenção”.

Por isso, para evitar que esses 10 ou 15 minutos se transformem numa hora, gosto de definir os períodos para as minhas distracções.

– 10h45 – 11h00: Facebook

– 17h30 – 18h15: ver um episódio de alguma série

– 20h30 – 22h30: ver o jogo na TV

Agendar estes momentos não é recomendável do ponto de vista da produtividade, mas é uma forma de minimizar o seu impacto negativo no nosso progresso.

Mas este planeamento apenas uso em alturas em que estou a trabalhar em algum projecto mais complexo.

Quando as coisas estão em velocidade de cruzeiro não sinto essa necessidade nem tenho o dia tão preenchido assim.

 6 – Delegar

Delegar tarefas é uma das técnicas mais eficientes para pouparmos tempo e sermos mais produtivos.

Qualquer tarefa que consideres não-essencial deverá ser riscada da tua lista ou então ser atribuída a outra pessoa capaz de a executar.

Obviamente que isto só é aplicável caso tenhas meios para pagares esse serviço, mas bem sei que quando começamos um negócio dificilmente isso acontece, mas no longo prazo é algo que deves sempre considerar.

Gastas 2 horas por dia a escrever, editar, planear e a optimizar posts nas redes sociais?

Talvez fosse mais produtivo contratares alguém competente em Social Media Management para fazer esse trabalho por ti.

Provavelmente essa pessoa fará um melhor e mais eficiente trabalho nesse campo do que tu, e assim liberta-te para as tarefas em que te sentes mais à vontade.

Uma regra básica é tentares definir quanto “vales” por hora, i.e., quanto é que ganhas numa hora de trabalho.

Este cálculo não é tão simples quanto isso.

Há diversas abordagens para chegar a esse valor, mas definindo mais ou menos o teu valor horário, podes decidir se vale ou não a pena delegares – e pagares – algumas tarefas a outros.

Falo mais aprofundadamente sobre este tema aqui.

Se “vales” 20 euros por hora e vais pagar 15 euros a alguém para fazer determinada tarefa que te consome 1 ou 2 horas então esse gasto é um bom investimento.

Caso o teu negócio já esteja minimamente estabelecido e chegues à conclusão que não consegues delegar nenhuma tarefa porque o teu gasto seria superior ao que “vales” por hora, então talvez seja necessário repensares o teu negócio e avaliares se o mesmo tem futuro.

Foca no Progresso, não na Perfeição

Aplicar estas técnicas de planeamento na tua vida profissional – e até na pessoal – vai contribuir imenso para que te tornes mais produtivo em tudo o que fazes, mas dificilmente acontecerá do dia para a noite.

Este hábitos devem ser encarados como objectivos, mas é perfeitamente natural levarem algum tempo a serem dominados.

Auto-controlo e disciplina são dois pontos-chave caso queiras atingir o sucesso.

Não comprometas os teus objectivos deixando os acontecimentos à mercê do destino.

Aplicando diariamente estas técnicas, ou pelo menos a maior parte delas, vai fazer com que elas se tornem num hábito, o que leva em média 66 dias a acontecer, por isso começa já hoje!

Usas ou já usaste alguma destas técnicas? Quais foram os resultados?

Fala-me das tuas experiências, gosto de saber sempre mais sobre estes assuntos.

Dani Carvalho

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